سِجِلّ المعنيّين: أصحاب المصلحة

 د. عبد الرحمن الجاموس

ما هو أصحاب المصلحة ؟

سجل أصحاب المصلحة  هو أداة أساسية في إدارة المشاريع تُستخدم للتعرّف على الأفراد أو المجموعات أو الجهات التي تتأثر بالمشروع أو يمكنها التأثير فيه، وتوثيقهم. وهو سجلّ ديناميكي يتطوّر طوال دورة حياة المشروع، ويُجمّع معلومات أساسية عن كل مُعنيّ. 

 لماذا هو مهم؟

أهمية سجلّ المُعنيّين تتمثّل في:

• ضمان التواصل الفعّال: معرفة مَن هم المُعنيّون وكيفية الوصول إليهم تُسهم في تفصيل إستراتيجيات الاتصال المناسبة لكل فئة. 
• إدارة التوقّعات: فهم احتياجات المُعنيّين وتوقّعاتهم يمكّن فريق المشروع من إشراكهم بشكل استباقي. 
• الحدّ من المخاطر: تحديد المُعنيّين المؤثّرين مبكّرًا يساعد على توقّع المخاطر المحتملة وإدارتها. 
• المواءمة مع أهداف المشروع: يدعم إعداد وثائق أساسية مثل توثيق المتطلبات، وسجلّ المخاطر، وخطة إشراك المُعنيّين. 

كيف يُستخدم؟

يُنشأ سجلّ المُعنيّين عادةً خلال مرحلة البدء (Initiating) ويُحدَّث كلما توافرت معلومات جديدة. ويتلقّى مُدخلاته من وثائق مثل ميثاق المشروع (Project Charter) ووثائق المشتريات (Procurement Documents)، ويُغذّي بدوره الوثائق والخطط التالية:

• توثيق المتطلبات (Requirements Documentation)
• خطة إدارة الجودة (Quality Management Plan)
• خطة إدارة الاتصالات (Communications Management Plan)
• خطة إدارة المخاطر (Risk Management Plan)
• خطة إشراك المُعنيّين (Stakeholder Engagement Plan) 

وهو يرتبط ارتباطاً وثيقاً بـ مصفوفة تحليل المُعنيّين (Stakeholder Analysis Matrix)، وينبغي مواءمة كلٍّ منهما مع ميثاق المشروع وخطة إشراك المُعنيّين. 

 ماذا يتضمّن؟ وفقًا لـ دليل PMBOK® – الإصدار السادس، يشتمل سجلّ المُعنيّين على العناصر التالية: 

 نصائح للتكييف  (Tailoring)

• للمشاريع الداخلية الصغيرة، يمكن حذف تفاصيل الاتصال أو دمج «المنصب» مع «الدور»
• يمكن دمج مصفوفة تحليل المُعنيّين مع السجلّ لتبسيط الاستخدام. 
• حافظ على تحديث السجلّ مع تغيّر تأثيرات المُعنيّين وتوقّعاتهم على مدار المشروع.