ميثاق المشروع
ميثاق المشروع
د. عبد الرحمن الجاموس
وضع ميثاق المشروع
وضع ميثاق المشروع هو عملية كتابة الوثيقة التي تمنح الصلاحية رسمياً بتواجد المشروع وتمد مدير المشروع بصلاحية استغلال موارد المؤسسة في أنشطة المشروع.
إن المنفعة الرئيسية لهذه العملية هي أنها توفر رابطًا مباشرًا بين المشروع والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة وتنشئ سجلاً رسميًا للمشروع، كما توضّح شكل التزام المؤسسة بالمشروع.
وضع ميثاق المشروع: المدخلات
وثائق الأعمال
دراسة الأعمال: المعلومات الضرورية من وجهة نظر الأعمال لتحديد ما إذا كان المشروع يستحق الاستثمار المطلوب. أنشئت نتيجة ل (الطلب في السوق، الحاجة التنظيمية، طلب العملاء، الشرط القانوني، والحاجة الاجتماعية)
الاتفاقيات
- تُستخدَم الاتفاقيات لتحديد الأهداف المبدئية للمشروع..
- وقد تأخذ الاتفاقيات شكل العقود أو مذكرات التفاهم أو اتفاقيات مستوى الخدمة أو خطابات الاتفاق أو خطابات النوايا أو الاتفاقيات الشفهية أو البريد الإلكتروني أو الاتفاقيات الخطية الأخرى.
- وعادةً، تستخدَم وثيقة العقد عند تنفيذ المشروع لصالح عميل خارجي.
العوامل المحيطة بالمشروع
أصول عمليات المؤسسة
وضع ميثاق المشروع: الأدوات و الأساليب
استشارة الخبراء:
- تُعرف استشارة الخبراء بأنها رأي يقدم بناءً على خبرات في مجال التطبيق والمعرفة والسلوك والقطاع بما يتلاءم مع النشاط المنجز.
- ويمكن تقديم هذه الخبرات بواسطة أي شخص أو مجموعة حصل على تعليم متخصص أو لديه معرفة أو مهارة أو خبرة أو تدريب في المجال المطلوب.
- ولهذا الغرض، يجب أخذ الخبرة من الأفراد أو المجموعات ذات المعرفة المتخصصة والتدريب في الموضوعات التالية بعين الاعتبار:
- الاستراتيجية المؤسسية.
- إدارة المنافع.
- المعرفة الفنية للقطاع ومجال التخصص للمشروع.
- تقدير المدة والميزانية.
- تحديد المخاطر.
جمع البيانات
العصف الذهني
- يُتستخدم هذا الأسلوب لوضع قائمة من الأفكار في فترة زمنية وجيزة.
- تُقام الجلسة في بيئة جماعية يقودها أحد المنسّقين.
- يتألف العصف الذهني من شقين: توليد الأفكار وتحليلها.
- يمكن أن يستخدم العصف الذهني لجمع البيانات والحلول أو الأفكار من المعنيين والخبراء المتخصصين في المجال وأعضاء الفريق عند وضع ميثاق المشروع.
المجموعات التخصصية
- تَجمع المجموعات التخصصية المعنيين والخبراء المتخصصين في المجال للتعرف على المخاطر المعلومة للمشروع ومعايير النجاح وغيرها من الموضوعات بطريقة تحاورية بدلًا من المقابلات الشخصية.
المقابلات الشخصية
- تستخدم المقابلات للحصول على المعلومات بناءً على متطلبات أو افتراضات أو قيود عامة والمعايير المتوافق عليها وغيرها من المعلومات عن طريق التحدث إليهم مباشرةً.
المهارات الشخصية ومهارة العمل مع الفريق
إدارة النزاعات
- يمكن استخدام إدارة النزاعات لمساعدة أصحاب المصلحة بالالتزام بالأهداف ومعايير النجاح والمتطلبات العامة ووصف المشروع، والنقاط الفاصلة وغيرها من عناصر الميثاق.
التنسيق
- تنسيق الأعمال هو القدرة على توجيه حدث جماعي بفاعلية للتوصل إلى قرار أو حل أو نتيجة ناجحة.
- يتأكد المنسّق من وجود مشاركة فعالة وتحقيق الفهم المتبادل بين المشاركين وأخذ جميع المشاركات في الحسبان والدعم التام للنتائج أو العوائد وفقًا لطريقة اتخاذ القرار الموضوعة للمشروع، وأن الإجراءات والاتفاقيات المنجَزة تُعامل بصورة ملائمة لاحقًا.
إدارة الاجتماعات
- تشمل إدارة الاجتماعات إعداد جدول الأعمال والتأكد من دعوة ممثّل عن كل مجموعة من أصحاب المصلحة وإعداد محاضر المتابعة والإجراءات وإرسالها.
الاجتماعات
تُعقد الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد أهداف المشروع ومعايير النجاح والتسليمات الرئيسية، والمتطلبات العامة
ونقاط المشروع الفاصلة والمعلومات الموجزة الأخرى.
وضع ميثاق المشروع: المخرجات
ميثاق المشروع
- ميثاق المشروع عبارة عن وثيقة مكتوبة يصدرها مؤسس أو مموّل المشروع وتمنح التصريح الرسمي لوجود مشروعٍ ما ويُمنح بموجبها مدير المشروع صلاحية استخدام موارد المؤسسة في أنشطة المشروع.
- يضمن ميثاق المشروع لأصحاب المصلحة فهمًا عامًا بالمشروع ، والتسليمات الرئيسية والنقاط الفاصلة وأدوار ومسؤوليات كل شخص مشارك في المشروع.
سجل الافتراضات
- يحدد الافتراضات والقيود الاستراتيجية والتشغيلية العامة.
- يحدد افتراضات المهام والأنشطة منخفضة المستوى على مدار المشروع (مثل المواصفات الفنية، التقديرات، الجدول الزمني، المخاطر)
- يستخدم سجل الافتراضات لتسجيل جميع الافتراضات والقيود على مدار دورة حياة المشروع.
يوثّق ميثاق المشروع المعلومات العامة عن المشروع مثل:
- غرض المشروع
- أهداف المشروع القابلة للقياس ومعايير النجاح المرتبطة بها
- المتطلبات العامة
- الوصف العام للمشروع والحدود والتسليمات الرئيسية
- الخطر الكلي في المشروع
- الجدول الزمني الموجز لمعالم المشروع (النقاط الرئيسية)
- الموارد المالية مسبقة الاعتماد
- قائمة أصحاب المصلحة الرئيسيين
- متطلبات الموافقة على المشروع
- معايير الخروج من المشروع
- مدير المشروع المكلَّف ومسؤولياته وصلاحياته
- اسم وصلاحية المموّل أو الأشخاص الآخرين المسؤولين عن ترخيص ميثاق المشروع
