تقنية الأسباب الخمسة Techniques — Five whys
تقنية الأسباب الخمسة Techniques — Five whys
د.عبد الرحمن الجاموس
هي أداة بسيطة وفعالة لحل المشكلات. هدفها الأساسي العثور على السبب الحقيقي لمشكلة معينة عن طريق طرح سلسلة من أسئلة "لماذا". تساعد فريق العمل على التركيز على إيجاد السبب الجذري لأي مشكلة. والتخلص من المشكلة ومنع تكرار الفشل.
لا تجري الأمور كما هو مخطّط لها أحيانًا، حيث تتحطّم الأدوات وتختلف الآراء فتتهاوى الخطط التي كانت تبدو وكأنّها خطط مُحكمة، في مثل هذه الحالات، تكون معرفة ما حدث بالضّبط شيئا مفيدًا للغاية، حيث أنّ معرفة ما حدث قد يمنع حدوث نفس الشّيء مجدّدًا، هنا يأتي دور عمليّة بسيطة جدًّا لكنّها فعّالة للغاية وهي عمليّة اللّماذات الخمسة The 5 Whys.
العمليّة بسيطة بساطة اسمها، حيث يتمّ مناقشة الحدث أو التّحدي غير المتوقع الذي يتبع قطار أفكار إلى استنتاجه المنطقي من خلال طرح سؤال "لماذا؟" 5 مرات للوصول إلى جذور ما حدث، لكن هذه العمليّة أعمق بكثير من ذلك أيضًا، فلنلقي نظرة على أصل وتاريخ هذه العمليّة الفريدة، وسأخبرك قليلا حول كيف نستفيد منها نحن في موقع Buffer وكيف يمكن أن تفيدك أنت كذلك.
طُوّرت تقنية اللّماذات الخمسة The 5 Whys وضُبطت بدقّة داخل أروقة شركة Toyota Motor كعنصر حيويّ ضمن برنامجها التّدريبي لحل المشاكل، ويصف تايتشي أونو مهندس نظام إنتاج تويوتا في الخمسينات هذه التقنية في كتابه الذي يدعى Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production بأنّها "أساس منهج تويوتا العِلمي...من خلال تكرار لماذا 5 مرات، تصبح طبيعة المشكلة بالإضافة إلى حلّها واضحين."، وشجّع أونو فريقه على التّعمّق في كل مشكلة تواجههم حتّى يجدوا السّبب الجذريّ، حيث كان يقول ناصِحًا إياهم: "أنظروا بتمعّن إلى أرضية الإنتاج دون أيّ أفكار مسبقة واسألوا لماذا 5 مرات حول كل أمر"
هذا مثال تقدّمه تويوتا لِلِماذات خمسة محتملة قد تستخدم في إحدى مصانعها:
- "لماذا توقّف الروبوت؟"
شهدت الدّارّة تحميلا زائدًا للطاقة، ما تسبب في انفجار الصّمام الكهربائي.
- "لماذا تمّ تحميل طاقة زائدة على الدّارّة؟"
لم يكن هنالك تشحيم كافٍ على المحامل، ما تسبّب في انغلاقها.
- "لماذا لم يكن هنالك تشحيم كافٍ على المحامل؟"
لأن مضخّة الزّيت في الرّوبوت لا توزّع زيتًا كافيًا.
- "لماذا لا تُوزّع المضخّة زيتًا كافيًا؟"
مسرّب هواء المضخّة مسدود بنِشارة معدنيّة.
- "لماذا تسدّ النّشارة المعدنية مسرّب الهواء؟"
لأن المضخّة لا تحتوي على مِصفاة.
كيفية استخدام 5 Whys
- تكوين فريق من الأشخاص لديهم خبرة عملية ويمكنهم التزويد بالمعلومات الأكثر قيمة فيما يتعلق بأي مشكلة تظهر في مجال خبرتهم.
- تعيين ميسر الجلسة لإدارة الجلسة والحفاظ على تركيز الفريق وطرح الأسئلة والتشجيع على الأفكار الجديدة.
- تعريف المشكلة ومناقشتها مع الفريق، والعمل على إيجاد بيان واضح للمشكلة لتحديد نطاقها بشكل صحيح.
- طرح الأسئلة مع الأخذ بالاعتبارات التالية:
- التمييز بين الأسباب الجذرية وأعراضها.
- تقييم العملية، بدلاً من تقييم الأشخاص؛ لا ينبغي تسمية الخطأ البشري بالمشكلة.
- تشجيع الإجابات المركزة والدقيقة. والتأكد من أن الإجابات تستند إلى حقائق وبيانات موضوعية بنهج علمي وليست آراء عاطفية. والابتعاد عن إلقاء اللوم على الآخرين.
- استخدام الرسوم التخطيطية لمساعدة المشاركين على تصور كل نقطة وتتبع العلاقات بين مختلف الأعراض المقترحة والأسباب الجذرية.
- تحليل الأسباب والتأثيرات خطوة بخطوة، بدلاً من القفز إلى استنتاجات سابقة لأوانها.
- العمل على إيجاد جو يشعر المشاركين بالثقة والالتزام.
- لا يجب أن تتوقف الجلسة بعد "لماذا" الخامسة - يجب الإجابة عليها عدة مرات حسب الحاجة لإنشاء نتيجة مثمرة.
- إن الغرض ليس إلقاء اللوم، بل الكشف عن السبب الجذري. فهو يساعد الفريق في إنشاء خطوات صغيرة ومتزايدة حتى لا تحدث نفس المشكلة مرة أخرى.
- أحياناً قد يكون هناك أكثر من سبب جذري، مما يساعد على اكتشاف المشكلات التنظيمية التي لها تأثيرات سلبية دائمة على الأداء العام وإزالتها.
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية بعد معرفة الأسباب الجذرية، يشارك جميع الأعضاء في مناقشة الحلول وإيجاد أفضل استجابة تحمي من تكرار المشاكل. وتعيين المسؤولين عن التطبيق والمتابعة.
- بعد فترة زمنية معينة، يحتاج الفريق إلى الاجتماع مرة أخرى والتحقق مما إذا كان لأفعالهم تأثير إيجابي بالفعل. إذا لم يكن كذلك، يجب تكرار العملية.
- توثيق الحالةومشاركتها للاستفادة منها في مواقف مشابهة على مستوى الفريق أو الفرق الأخرى في المنظمة.
على الرغم من فعالية الأداة، إلا أنه لا يمكن اعتبارها أداة تحليل شاملة، فعلى الرغم من أن العصف الذهني يبدو مفيداً للوصول إلى السبب الجذري إلا أنه أثناء المناقشة قد يميل المشاركون إلى التوقف عن التحليل، معتقدين أنهم وجدوا المشكلة.
أو قد تقتصر المناقشة على ما هو معروف بالفعل من قبلهم، فإذا كان السبب الجذري للمشكلة غير معروف فسيكون من المستحيل عليهم العثور عليه. كما قد يؤدي العصف الذهني إلى نتائج غير متسقة، حيث قد تقوم مجموعات مختلفة بالعصف الذهني لخمسة أسباب مختلفة عما قد تقوم مجموعة أخرى بالعصف الذهني.
المشكلة: أحد المعالم الأثرية في واشنطن العاصمة. يتدهور.
لماذا # 1 - لماذا يتدهور النصب؟
- لأن المواد الكيميائية القاسية كثيرا ما تستخدم لتنظيف النصب التذكاري.
لماذا # 2 - لماذا هناك حاجة للمواد الكيميائية القاسية؟
- تنظيف عدد كبير من فضلات الطيور الموجودة على النصب.
لماذا # 3 - لماذا يوجد عدد كبير من فضلات الطيور على النصب؟
- لأن كثرة العناكب في وحول النصب هي مصدر غذاء للطيور المحلية
لماذا # 4 - لماذا يوجد عدد كبير من العناكب في وحول النصب التذكاري؟
- لأن أسرابًا ضخمة من الحشرات ، التي تتغذى عليها العناكب، تنجذب إلى النصب التذكاري عند الغسق.
لماذا # 5 - لماذا تنجذب أسراب الحشرات إلى النصب التذكاري عند الغسق؟
- لأن إضاءة النصب في المساء تجذب الحشرات المحلية.
الحل: قم بتغيير طريقة إضاءة النصب في المساء لمنع جذب الحشرات المحتشدة.
