مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI
د. عبد الرحمن الجاموس / دكتوراه في استراتيجيات الأعمال

ببساطة مصفوفة RACI عبارة عن قائمة بالأنشطة، ومعلومات عن دور كل فرد فيما يتعلق بهذه الأنشطة، وأمام كل نشاط يعين اسم الشخص المختص بحسب دوره في العمود المخصص لهذا الدور.

منهجيات بناء المصفوفة :

هناك عدة منهجيات لبناء مصفوفة الصلاحيات اشهرها منهجية RACI والتي تعني:

• المسئولية / الإعداد Responsible
• المسائلة/ الإعتماد Accountable
• التوصية Consulted
• الإشعار Informed

هناك ايضا منهجية KISDA والتي تعني :

• المعرفة Know
• الابلاغ Inform
• الدعم Support
• التنفيذ Do
• الاعتماد Approve

هناك مصطلحات دارجة اخرى للمصفوفة تستخدم حسب احتياج النشاط مثل:

• يوصي Recommend
• يعتمد Approve
• ينفذ Responsible
• يبلغ inform
• يساعد Assist
• يعد prepare
• يتابع follow up

يعتبر نموذج RACI طريقة جيدة لتوضيح دور كل عضو في الفريق بغض النظر عن حجم المشروع، ويجب تحديد المهام بوضوح وأن يفهم كل شخص دوره ويجب أن يتمكن كل موظف من إكمال المهام والأنشطة.

 نموذج RACI هو نموذج للمسؤولية، يجعل تكاليف المشروع واضحة عند أدنى مستوى، وهو أداة لتقليل الارتباك حول التوقعات من ناحية وزيادة الكفاءة من ناحية أخرى. وبفضل استخدام هذا النموذج يتم اتخاذ القرارات بسرعة أكبر، وتصبح المسؤوليات واضحة. بالإضافة إلى ذلك يتم توزيع حمل العمل بالتساوي. وكلمة RACI باللغة الانجليزية هي اختصار لأربعة كلمات باللغة الانجليزية إذ تمثل الأحرف الأولى من هذه الكلمات.

• الحرف الأول R هو الحرف الأول من كلمة Responsible بمعني منفذ، وهو الشخص المكلف بأداء العمل. وباختصار المسؤول (R) الذي كلف لإكمال المهمة (المراقب المالي).
• الحرف الثاني A هو الحرف الأول من كلمة Accountable بمعني المساءل، وهو الشخص المسؤول عن التأكد من أداء العمل بشكل كافي. وباختصار المساءل (A) من يتخذ القرارات والتدابير داخل المشروع.
• الحرف الثالث C هو الحرف الأول من كلمة Consulted بمعنى يستشار وهو الشخص (أو الأشخاص) الذي يطلب مدخلاته لإتمام العمل. وباختصار المشاور (C) من الذي يجري التشاور فيما يتعلق بالقرارات.
• الحرف الرابع والأخير I وهو الحرف الأول من كلمة Informed بمعني يخطر وهو الشخص (أو الأشخاص) الذي يجب أن يخطر بشان هذا العمل. وباختصار أبلغ (I) من هو على علم بشأن القرارات والإجراءات خلال المشروع.
• تضيف بعض المؤسسات مسؤوليات مثل Supportive وغيرها

كيف أطبق هذه المصفوفة في بيئة العمل؟

1. كوّن جدولاً، وحدد في عموده الأول جميع المهام. 
2. أضف في الجدول عدد أعمدة بعدد الأشخاص / الإدارات أصحاب العلاقة.
3. ضع أمام كل مهمة الحرف المناسب من RACI تحت الشخص / الإدارة المناسبة.
4. تأكد أن كل مهمة فيها شخص واحد مسائل Accountable . 
5. راجع جدول المهام وتوزيع المسؤوليات، وأجري التعديلات المناسبة لمصلحة العمل.
6. اطلع أصحاب العلاقة بهذا الجدول.
7. تأكد أن كل شخص / إدارة يعرف ما هو دوره.

أهم فوائد مصفوفة RACI :

• توضيح المسؤوليات وتوزيع المهام
• إزالة ازدواجية الجهود
• تحديد الأدوار
• وضع التوقعات
• تسريع عملية اتخاذ القرار
• المخاطر وأثرها على الوقت والتكلفة.
• تواصل بشكل أفضل وغيرها.

هيكل مصفوفة توزيع المسؤوليات

المصفوفة عبارة عن جدول يتضمن محور عمودي للمهام أو الإنجازات المطلوبة، ومحور أفقي يتضمن المسميات الوظيفية للمشاركين بالمشروع، وضمن الجدول يوضع الحرف الأبجدي من الاختصار "راسي" (RACI) الذي يوضح مسؤولية كل موظف.

متى يجب عليك استخدام مصفوفة RACI؟

يعد إطار عمل مخطط RACI مفيدًا لأي مشروع تقريبًا. مثال لإنشاء هذه المقالة فالكاتب هو الطرف المنفذ. المحرر مسؤول عن مراجعة المقالة. ومن المحتمل أنهم استشاروا المدير وأخصائي الـ SEO. ولكن يكون مخطط RACI مفيدًا للمشاريع المعقدة وطويلة الأمد التي تشمل الكثير من أصحاب المصلحة والمهام والمعالم ، خاصةً إذا كان العمل متداخلًا.

مثال: قد تتطلب برمجة نظام داخلي أن فريق التصميم والبرمجة يعملون معاً على المهام بشكل متزامن. ستؤثر كل مهمة على العمل في المبيعات والتسويق والتمويل وتطوير الأعمال. تتطلب التغييرات الهيكلية والجداول الزمنية والتكاليف الرئيسية مدخلات وموافقة من الإدارة العليا.

يقوم مدير المشروع عادةً بإنشاء مخطط RACI لتجنب فقدان تلك التفاصيل المهمة وضمان التواصل الواضح مع كل جهات العمل طوال المشروع.

متطلبات منهجية  RACI

 لتصميم المصفوفة بطريقة عملية يجب ان يكون هناك بنية ادارية جيدة للمنشأة وتحديدا وجود :

• هيكل تنظيمي واضح
• هيكل وظيفي واضح
• مهام ادارات واضحة
• اجراءات عمل واضحة

الخطوات الاساسية لتصميم المصفوفة:

• حصر اجراءات العمل للادارة
• تحديد المنهجية المطلوبة واعتمادها
• تصنيف الاجراءات (عامة وفرعية)
• تصميم جدول المصفوفة
• تعبئة الاجراءات في الجدول
• وضع مسودة مقترحة للصلاحيات
• الرفع للادارة العليا لاعتماد الاجراءات