خطوات اتخاذ القرار
د. عبد الرحمن الجاموس
دكتوراه في استراتيجيات الأعمال
عملية صناعة واتخاذ القرار هي عملية ذهنية يتم من خلالها الوصول إلى القرار المناسب، وتقوم على أساس الاختيار من بين عدة بدائل حيث يمثل البديل الذي يتم اختياره هذا القرار، كما لابد من ان يكون هناك هدفاً من وراء اتخاذ القرار حيث يتمثل هذا الهدف في حل مشكلة ما أو تعديل وضع قائم.
ما هو المقصود باتخاذ القرارات؟
اتخاذ القرارات في أبسط تعريفاته هو عملية الاختيار الناجح بين أمرين، أمّا المقصود به كمصطلح في مجال الأعمال، فهو المقدرة على الاختيار بين حلّين أو أكثر لمشكلة معيّنة. حيث يعتمد اتخاذ القرار على أحد العاملين التاليين أو كلاهما:
- الحدس: وهو الرجوع إلى المشاعر الغريزية عند اتخاذ قرار معيّن. قد يصفه البعض بالحاسة السادسة، وربما يتخيّلونه كقدرة خارقة، إلاّ أنّ الحدس يأتي في واقع الأمر من مزيج من خبرات سابقة وقيم شخصية يمتلكها الفرد.
- المنطق: وهو استخدام الأرقام والحقائق المتوافرة حول مشكلة أو قضية معيّنة لاتخاذ القرار المناسب لحلّها.
الفرق بين عملية اتخاذ القرار وصناعة القرار
عملية اتخاذ القرار: هي اختيار أفضل بديل لحل المشكلة بعد القيام بالمفاضلة بين البدائل المتاحة والممكنة.
عملية صنع القرار: ويقصد به جميع الخطوات التي يتطلبها ظهور القرار إلى حيز الوجود ، وتتضمن خطوات التعرف على المشكلة وتحديدها، وتحليل المشكلة وتقييمها، وجمع البيانات، واقتراح الحلول المناسبة، وتقييم كل حل على حده.
العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار
- القيم والمعتقدات
- الميول والطموحات
- الضغوط الخارجية
- العوامل النفسية
- أهمية القرار
- عنصر الزمن
لماذا نتخذ قرارات خاطئة أحيانا
- التسرع في اتخاذ أول قرار يخطر على بالنا بدون التفكير في البدائل الأخرى
- عدم التفكير في النتائج الهامة التي قد تترتب على قراراتنا
- عدم جمع المعلومات الكافية لاتخاذ القرار
- اختيار القرار بناء على المشاعر والأحاسيس والقناعات السابقة
- الخوف من الفشل
- عدم التنظيم والخلط بين الأولويات
- عدم وجود الوقت الكافي للتفكير بمهارة.
مستلزمات القرار
- توفر أكثر من بديل.
- حرية الاختيار.
- وجود الهدف.
خطوات اتخاذ القرار
أولاً: تحديد المشكلة
تبدأ عملية اتخاذ القرارات عادة بملاحظة بروز أو وجود مشكلة أو أن هناك فرصة مواتية لاتخاذ قرار ما يتعلق بالفرد أو الجماعة أو المنشأة ولذلك تعد من أهم خطوات اتخاذ القرار، وغالباً ما يواجه الإداري ثلاثة أنواع من المشاكل الإدارية وهي :
- المشاكل التقليدية
هي تلك التي تتعلق بالنشاطات والأعمال التي تمارس يومياً وبإجراءات تنفيذها وتحديد خطواتها
- المشاكل الحيوية
تتعلق بالمشاكل التي يكون لها تأثير كبير على سير العمل وانتظامه في المنظمة وبالتالي تحقيق الأهداف المرسومة .
- المشاكل الطارئة
هي التي تحدث بشكل عارض بسبب تغير ظروف البيئة المحيطة بالمنظمة أو بسبب القصور في سياسات المنظمة .
ثانياً: جمع المعلومات
في هذه الخطوة نجمع المعلومات التي نتوقع أنها سوف تساعدنا على تحديد المشكلة حتى نتمكن من وضع البدائل المناسبة لحل المشكلة
تتضمن هذه المعلومات ما يأتي:
- معلومات موضوعية:
وفيها نحاول أن نكشف الأطراف الداخلة في المشكلة وزمان ومكان حدوث هذه المشكلة ودرجة تكرار حدوثها في الماضي.
- معلومات ذاتية:
المعلومات التي تصف آراءنا واتجاهاتنا وأحاسسينا تجاه المشكلة.
- معلومات متعلقة بالمعوقات التي حالت دون حل المشكلة في الماضي والتي من المحتمل أن تدوم
ثالثاً: طرح البدائل واختيار البديل المناسب
هذه الخطوة من النموذج العام لاتخاذ القرارات التي تمثل جوهر الإبداع في حل المشكلات والتي تعتمد أساساً على قدرة الفرد أو الجماعة في طرح أكثر من بديل لحل المشكلة ولها مسميات من بينها طرح الحلول أو توليد الأفكار.
الطرق الابتكارية في البحث عن البدائل
- أسلوب العصف الذهني
يهتم هذا الأسلوب بإطلاق العديد من الأفكار والبدائل وبسرعة، ويعتمد على تطوير حلول عديدة ومناقشتها للوصول إلى أحسن حل .
- أسلوب دلفي
تتصف هذه الطريقة بأن الأعضاء المشاركين يساهمون في تقديم معلوماتهم وآرائهم دون أن يجتمعوا مع بعضهم وإنما يتم الاتصال عن طريق مجموعة من المراقبين ( منظمي الاتصال – المنسقين ).
- طريقة السلم
في هذا الأسلوب يتم تكوين جماعة لمناقشة واقتراح البدائل ومن ثم يتم إضافة عضو جديد يحاول طرح التساؤل حول البدائل التي تم التوصل لها ومن ثم يقترح بديل جديد وهكذا .
- اسلوب التحدي الإبتكاري
هو رفض للحلول التقليدية للوصول لبدائل أفضل، بمعنى رفض للمنطق القائل أن: الوضع الحالي هو أفضل بديل ورفض التسليم بالأمر الواقع
- طريقة مروحة المفاهيم
تهتم بتقسيم المفهوم الرئيس وراء موضوع معين إلى عدد من المفاهيم الفرعية وتقسيم كل مفهوم من المفاهيم الفرعية إلى عدد من الأفكار
معايير تقييم البدائل
- التكلفة .
- الوقت .
- القبول .
- العائد .
- الجدوى .
رابعاً: تنفيذ الحل
تتضمن هذه الخطوة تطبيق ما تم اختياره لحل المشكلة على أن عملية تنفيذ أي بديل أو حل ليست عملية يسيره ويجب إسناد مهمة تنفيذ الحل إلى الشخص أو الأشخاص الذين لديهم المهارات الكافية لتنفيذ هذا الحل مع إعطائهم فرص الصلاحية والمرونة التي تمكنهم من تنفيذ الحل بما يتلائم مع ظروف التنفيذ.
خامساً: متابعة تنفيذ الحل
عند تنفيذ حل لأى مشكلة فإنه من الواجب مراقبة ومتابعة تنفيذ هذا الحل للوقوف على مدى فاعليته في علاج المشكله، في حال كان قرار اختيار هذا الحل فعالاً في علاج المشكلة فإن هذا يعني أننا قد وصلنا إلى المرحلة الأخيرة من عملية حل المشكلة وإن قرارانا كان سليماً إلى حد كبير.
عملية صنع القرار وعملية اتخاذ القرار
معوقات اتخاذ القرار :
- قصور البيانات والمعلومات .
- التردد وعدم الحسم .
- السرعة في اتخاذ القرار .
- الجوانب النفسية والشخصية لصانع القرار .
- عدم المشاركة في اتخاذ القرار .
انواع القرارات
القرارات المبرمجة:
هي القرارات المخططة سلفاً والمحددة بواسطة قواعد وإجراءات المنظمة، والتي تشرح بالتفصيل كيفية معالجة مشكلة روتينية متكررة ومعروفة. ويمكن القول بأن هناك درجة عالية من التأكد من نتيجة القرار وتأثيرها في علاج المشكلة .
القرارات غير المبرمجة:
وهي تتصف بأنها غير مخططة وغير محددة سلفاً، كما أنها تتناول مشاكل غير معروفة بصورة مسبقة ومشاكل جديدة، ولا يمكن اتباع أساليب روتينية ولائحية في علاجها. وبالتالي يمكن القول أن هناك درجة عالية من عدم التأكد في تأثير القرار على علاجه للمشكلة.
وهناك انواع اخرى للقرارات
- القرارات المبرمجة وغير المبرمجة ...
- القرارات الروتينية والاستراتيجية ...
- القرارات التكتيكية (السياسة) والتشغيلية ...
- القرارات التنظيمية والشخصية ...
- القرارات الأساسية والثانوية ...