إدارة الفعاليات والمناسبات والنشاطات السنوية

إدارة الفعاليات والمناسبات والنشاطات السنوية

د. عبد الرحمن الجاموس 
دكتوراه في إستراتيجيات الأعمال 

.

تعريف إدارة الفعالية أو المناسبة

Events Management

أولاً: الإدارة هي عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار باستخدام الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية.

ثانياً: الفعاليات / المناسبات هي اجتماع لأشخاص في مكان معين وزمان محدد لتحقيق هدف.

ثالثا: إدارة الفعاليات أو إدارة المناسبات هي تطبيق الأساليب الإدارية بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف الاجتماع.

لمن تقدم الفعاليه وماذا نحتاج ؟

  • الجمهور : وهم اهم عنصر وهم زوار المكان سواء كان مؤتمر او معرض او ندوة وغيرها .
  • تهيئة وإعداد مكان الفعاليه : يتم اول حجز المكان المطلوب ومن ثم تجهيزه لكل ما يحتاج ليظهر بالصوره اللازمه .
  • البرامج التي سيتم طرحها في الفعاليه: حسب موضوع المؤتمر او المعرض او الندوة.

مزايا و فوائد تخطيط الفعاليات:

  • يدفع الإدارة إلى الإحاطه بمواردها الماديه والبشريه اللازمه لتحقيق تلك الأهداف .
  • يدفع الإداره وفروعها المختلفه إلى تنسيق أعمالها وبهذا يمنع ظاهرة التضارب والتقاطع بين أنشطتها المختلفه .
  • يساعد على إجراء عمليات الرقابه الداخليه والخارجيه .
  • يختصر الزمن اللازم لإنجاز الأعمال.

لماذا تخطيط الفعاليه:

  • التنبؤ بالمستقبل بصورة افضل وذلك باستخدام الاساليب الفنيه التي تخدم هذا الغرض وتغذيتها بالمعلومات والبيانات اللازمه .
  • الجماعيه باشراك العاملين في العمليه التخطيطيه ووضع حوافز فاعله لتنفيذها .
  • القناعه من خلال ادراك الاداره والعاملين باهميه التخطيط .

مراحل ادارة الفعاليات

قبل الفعالية

  • دراسة السوق وتحديد الاحتياج.
  • تحديد رأسمال المشروع.
  • التخطيط للفعالية والحجوزات.

أثناء الفعالية

  • الاشراف والمتابعة.
  • الانخراط والتفاعل.
  • الروح المرحبة والابتسامة.
  • جمع البيانات وتحديثها.

بعد الفعالية:

  • تنظيف المكان واستلام العهد.
  • بناء قاعدة البيانات.
  • متابعة التغذية الراجعة.
  • شكر الحضور.

خطوات تنفيذ اية فعالية:

اولا: تحديد نوع الفعالية والنشاط الذي تريد القيام به.

ثانياً: المخرجات والتصنيف.

  • تحديد الاهداف والمخرجات التي تسعى الى تحقيقها من وراء اقامة هذه الفعالية.
  • صنّف الفعالية، وحدد الفئة المستهدفة.

ثالثا:تحديد الوقت والتاريخ للفعالية.

رابعاً:حدد المكان، وتأكد من حجمه مقاربة بالحضور المخطط له.

خامساً: "تكوين فريق العمل" تكوين شراكات واتفاقيات مع شركات مساندة، او اشخاص للمساعدة في ادارة لحدث.

سادساً: اعداد ميزانية الفعالية واجندتها.

سابعاً: توزيع المهام على فريق العمل، وتعيين رؤساء اللجان.

ثامناً:متابعة العمل والاشراف.

تاسعًا: تنفيذ الفعالية والتغذية الراجعة.

عاشراً: الاحتفال بالنجاح وتكريم الفريق.