تهيئة الموظف الجديد Onboarding
د. عبد الرحمن الجاموس

تُعتبر عملية تهيئة الموظف الجديد عملية هامة جداً لدمج الموظف مع المنظمة وثقافتها، بالإضافة إلى كونها طريقة للحصول على أفضل أداء له ليصبح عضواً منتجاً في الفريق. وبحسب خبراء الموارد البشرية، فإن تهيئة الموظفين الجدد في المنظمات هي عملية استراتيجية ضرورية لضمان الاحتفاظ بالموظفين لأطول فترة ممكنة. وبالرغم من أهمية إيجاد مرشحين مناسبين للوظيفة على مستوى المؤهلات، والمهارات، والسلوكيات، إلا أن بناء فريق فعّال داخل المنظمة لا يكتمل دون تهيئة هؤلاء الموظفين لأدوارهم الجديدة ودمجهم ضمن ثقافة المنظمة وسياساتها.

عملية تهيئة الموظف هي عملية ذات أهمية للحفاظ على موظف يتسم بالتركيز والالتزام والإنتاجية لدى المنظمة وتعتبر من أهم العمليات التي تساهم في اندماج العامل، وأظهرت الدراسات علاقة طردية بين اندماج العاملين وأداء المنظمة بصفة عامة من ناحية النتائج المالية والدوران الوظيفي.

تعريف برنامج تهيئة الموظف الجديد؟

هو برنامج يتم من خلاله تعريف الموظف الجديد بالسياسات والإجراءات والتوقعات والثقافات ومسؤوليات العمل في المنظمة التي يعمل بها. وتبدأ عملية تهيئة الموظف الجديد عندما يتم تعيين المرشح الناجح في وظيفته، وتنتهي بانتهاء الأسبوع الأول (أو الأسابيع الأولى) من توظيفه

الهدف  من تهيئة الموظف الجديد

• خفض الوقت المستغرق في تحقيق الإنتاجية
• وضع توقعات واضحة فيما يتعلق بالأداء
• رفع مستوى انخراط الموظف بالعمل ورضاه عن وظيفته
• إضفاء حس الالتزام والفخر والانتماء
• تعريف الموظف بالمعايير والأعراف المتبعة
• أسيس لعلاقة إيجابية وطويلة المدى بين الموظف ومكان عمله

 مراحل تهيئة الموظف الجديد؟

برنامج تهيئة الموظف الجديد يساعد الموظفين الجدد في التغلب على صراعاتهم الداخلية حول قدراتهم الحقيقة وقدرتهم على الاندماج مع بيئة العمل الجديدة، وهذا البرنامج يقوم على مرحلتين:

• مرحلة ما قبل الوصول
• مرحلة ما بعد الوصول

مرحلة ما قبل الوصول

وفيها يقوم مسؤول الموارد البشرية بتحضير بعض الاجراءات التي تساعد في تقليل الانطباع السلبي الأول للموظف الجديد مثل:

• تهيئة المكان المخصص للعمل له واحتوائه على كافة الأدوات التكنولوجيا التي سيستخدمها
• الاشراف على استكمال باقي أوراقه الرسمية
• تجهيز عرض تقديمي به كافة المعلومات التي يحتاجها الموظف حول المنظمة وسياستها وكذلك آلية التعامل داخلها والقوانين الحاكمة لها.وبذلك ستصبح بيئة العمل جاهزة بالفعل للترحيب به وتمنحه التقدير المناسب من اليوم الأول وستشجعه على تقدير كل دقيقة بالعمل وعدم التخاذل أو التهاون فيما بعد.

 مرحلة ما بعد الوصول

تبدأ في اليوم الأول من عمل الموظف وهي عبارة عن إجراءات احترافية تساعد الموظف الجديد في الانخراط والاندماج أسرع في بيئة العمل.

جعل اليوم الأول للموظف الجديد مميزا

وهذا سيخلق طابع إيجابي عن المنظمة والعاملين فيها وذلك بقيام كل فرد بالتعريف عن نفسه ومهامه لكسر الجليد وخلق نوع من التواصل الانساني بين فريق العمل ككل.

الاستعانة بمرشد

تكليف موظف خبير (معروف وسط فريق العمل بحب تواصل الجميع معه والترحيب مساعدة من يريد المساعدة والمشورة) ليقوم بمهمة تهيئة الموظف الجديد ومساعدته على الاندماج في بيئة العمل

مهام المرشد المكلف ( أو المدير المباشر أن أمكن)

• مراقبة أداء الموظف الجديد
• الإجابة على أي أسئلة او استفسارات.
• نقل خبرته إليه ومساعدته على التواصل مع باقي الأقسام.
• تعليمه طريقة العمل وأهم الأدوات والأساليب المستخدمة.

البرامج التوجيهية

• تهدف البرنامج التوجيهية إلى تعريف الموظفين الجدد بجهة العمل التي التحقوا بالعمل فيها، وعادة ما يستمر البرنامج لمدة يوم واحد، ويشمل أنشطة مثل اطلاع الموظف على قواعد السلوك، والتعرف على الهيكل التنظيمي، ومعرفة السياسات المرتبطة بالإدارات المختلفة.
• يحصل الموظفون الجدد أيضا على "دليل الموظف" يتضمن ما يتعين عليهم معرفته من معلومات حول المنظمة التي التحقوا بها.

من أهم مراحل عملية التوظيف هي مرحلة إعداد وتأهيل الموظف الجديد أو ما تسمى بعملية (Onboarding)  في هذه المرحلة يجب على الرئيس المباشر توجيه أسئلة لموظفه الجديد من خلال استبيان أو مقابلة شخصية (مقابلة الدخول) لمعرفة احتياجاته.

 

 عملية تجهيز وتأهيل الموظف الجديد أو ما يسمى بـ(Onboarding Process) وإعداد برنامج توجيهي له هي من أهم المراحل في عملية التوظيف لما لها من أثر على الأداء المستقبلي للموظف ودرجة ارتباطه بالمنظمه..

مشاكل تهيئة الموظفين الجديد وكيف يمكن تجنبها

• استغراق المهمة وقت طويل  

عادة يكون فريق الموارد البشرية متحمسًا لبدء عملية تهيئة الموظفين الجدد، لكن تحدث المشكلة برمتها في الأيام الأولى، حيث يستغرق فريق الموارد البشرية الكثير من الوقت لإعداد خطط التدريب والتهيئة، وتحضير البرنامج، وترتيب الأوراق، وإعداد المحاضرات، حل المشكلة يكمن في السماح للموظفين الجدد بمراجعة بيانات الشركة والمحاضرات قبل موعد التدريب، حيث إن توفير المعلومات الأساسية للموظف في وقت مبكر يساعده على فهم ما هو مطلوب منه تحديداً.

• إعطاء معلومات خاطئة للموظفين

قد يظن بعض الموظفين الجدد أنهم يملكون فهماً عميقاً لسياسة شركتهم، لكنهم لا يعرفون المعلومات الأكثر أهمية لنجاحهم فيها، في تقرير صادر عن منظمة غالوب قالت فيه إن نصف عدد الموظفين الجدد فقط الذين تم إخضاعهم لعمل (تهيئة الموظفين الجدد) أصبح لديهم فهم واضح لما هو متوقع منهم في العمل، وإذا لم يعرف الموظف الجديد ما هو مطلوب منه، فإنه لن يكون منتجاً في عمله ويحقق أهداف الشركة، مما يسبب ذلك هدراً لمال الشركة.

• تجاهل خبرة الموظفين

يشعر بعض الموظفين بأن هناك الكثير من الأمور التي يجب أن يتعلموها، لكن قد لا تكون بالسرعة الكافية بالنسبة لهم، وبعد مضي فترة من الزمن يدركون بأن تجربتهم في الشركة لم تتحسن، ويبدأ الموظفون بسؤال أنفسهم هل هذه الشركة مناسبة لنا حقا؟ وقد يضطرون إلى ترك الوظيفة والبحث عن شركة أخرى، هنا يمكن أن تكون عملية تهيئة الموظفين الجدد محبطة، والعديد من أرباب العمل يجهلون كيف يشعر الموظفون الجدد خلال هذه العملية، تشير الدراسات إلى أنه حوالي 70% من الشركات لم تقس خبرة موظفيها على الإطلاق، مما يكلف ذلك المال الزائد لتجنيدهم مهنياً، الحل هنا يكمن في تقديم ملاحظات أسبوعية للمديرين والمشرفين، والحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة في المراحل المبكرة في العمل، وبعد مرور الوقت نسأل الموظفين الجدد عن التغذية الاسترجاعية لهم، وذلك لجعل عملية تهيئة الموظفين الجدد خالية من المتاعب في  المستقبل.