ملخص كتاب " إدارة الأولويات "

"إذا لم يكن العمل جاداً وذكياً وسريعاً ويحل كل مشكلة، فلا يوجد شيء آخر يحلها"، هذا ما ابتُدِئ به كتاب إدارة الأولويات، والتي كانت الفكرة الأساسية منه هي مساعدة الأشخاص على التعرف على ضرورة تحديد الأولويات كجزء لا يتجزأ من فن تنظيم الوقت.

 الساعة والبوصلة:

بالنسبة للكثير من الأشخاص توجد فجوة بين الساعة والبوصلة ولا يمكن أن تسد هذه الفجوة من خلال الطريقة والمنهج التقليدي في إدارة الوقت الذي يقوم على مبدأ القيام بالكثير من الأعمال بسرعة فسرعان ما يدرك أن زيادة السرعة في إنجاز الأعمال يمكن أن يزيد الأمور تعقيدا.

يكمن جوهر الموضوع في إنجاز الأعمال الصحيحة التي تضيف قيمة إلى حياة الفرد، وتسهم في رفع مستوى معيشته والارتقاء به لذا فإن الجميع في أمس الحاجة إلى نظام جديد لإدارة الوقت يرتكز بصورة أساسية على البوصلة الداخلية المتمثلة في الفاعلية، وأن يسمح هذا النظام للناس باستغلال وقتهم عندما يكونون في أعلى درجات الكفاءة للقيام بالأعمال التي تسهم في تحقيق التقدم والرقي لهم.

• المبدأ الرئيس هو تحويل التركيز إلى الأمور الهامة بدلا من تلك المستعجلة
• يمكن لأي شخص أن يخطط لأسبوعه القادم ويكون حريصا على أن يكون له دورة.

تخطيط أسبوعي منظم

وذلك من خلال تخصيص 30 دقيقة في الأسبوع يعمل فيها على تحقيق التوازن بين بوصلته الداخلية ووقته وستضمن هذه العملية له تنفيذ المهمات التي تعد ذات أهمية كبيرة وعدم التهاون بها خلال تنفيذ الأعمال السريعة المستعجلة اليومية.

1. وضع المَهمَّة الشخصية التي تحدد وجودك في الحياة:

يمكن لكل شخص تحديد كل ما هو هام في حياته ويمكن أن يمنحه المعنى، ومن الجدير بالذكر هنا أنَّ الكثير من الناس يعيشون في ثلاث مستويات اجتماعية هي: (عامة، وخاصة، وداخلية)؛ كما أنَّ تحديد المهمات يجب أن يبين بدقة ما الذي يحس به الإنسان في قرارة نفسه؛ ذلك لأنَّه سيكون الهدف النهائي في حياته؛ لذا يجب أن يضمن هذا التقرير جميع ما يأتي:

• التعبير عن القدرات والإمكانيات الفردية الخاصة.
• إلمام الشخص بطريقة تؤثر فيه أكثر من أي شخص موجود ومؤثر في حياته.
• الارتكاز على مبادئ حقيقية تسهم في رفع مستوى الحياة.
• جميع النواحي الاجتماعية والروحية والعقلية.
• التعامل مع ما تفعله في حياتك، وما الذي تتمنى أن تكونه.
• العمل على التوازن بين الأدوار والمهمات كافة التي يقوم بها الفرد في حياته.

2. تعريف الأدوار كافة:

يلعب كلٌّ منا الكثير من الأدوار في حياته، فمثلاً: رئيس الشركة التي تعمل بها أب، وأخ، ومفكر، ومبدع، وزوج، ومدير منزل.

يمكن أن يشعر أي أحدٍ منا بالإحباط أو الفشل إذا ما نجح بأحد الأدوار التي يلعبها وفشل بالباقي؛ لذا يجب أن يكون هناك توازن بين جميع المهمات التي يقوم بها الفرد، وأن يعطي لكل دور حقه وأولوياته.

3. تحديد الأدوار الهامة لكل دور:

عند قيامك بدورة التخطيط الأسبوعي، يجب أن تضع في عين الاعتبار تحديد كل دور من الأدوار التي تقوم بها وما يمكنك القيام به لتحقيق التقدم والنجاح في كل دور؛ فإذا تمكَّنت من الإجابة عن هذا السؤال من خلال الاستعانة بقلبك ومشاعرك، ستكون الإجابات عندها كمرآةٍ تعكس أهم الأمور والأشياء بالنسبة إليك، بعيداً عن الأكثرها إلحاحاً؛ وسنذكر لك هنا أهم خصائص الأهداف الأسبوعية الفاعلة:

• أن تكون هذه الأهداف متناغمة مع ضميرك.
• أن تكون ذات أهمية، وليس بالضرورة أن تكون مستعجلة.
• أن تعكس الاحتياجات الرئيسة والقدرات والإمكانيات التي تمتلكها.

4. أن تقع ضمن دائرة تحكمك.

تخصيص وقتٍ للأهداف الهامة أولاً، والقيام بالأنشطة المستعجلة في الأوقات الأخرى:

إنَّه لمن الممكن إيجاد أوقات محددة للأنشطة الهامة من خلال وضع خطة الأسبوع بأكمله، حيث يساعد المنظور الأسبوعي على جدولة ما يُسمَّى بـ "أوقات التجديد أو الاسترخاء"، والتي يمكن من خلالها الاندماج بأنشطة الاسترخاء التي لها دور كبير في شحذ الطاقات ومنح التوازن، وتتيح المجال لإيجاد التوازن بين التخيل والتفاصيل والبحث عن طرائق جديدة للتعاون.

5. إعداد الشخص ليتعامل بثبات مع لحظات الاختيار التي قد تصادفه خلال الأسبوع المقبل:

إنَّ الهدف اليومي الآن هو عيش اللحظة وقضاء اليوم كما خُطِّط له؛ ولكي تستطيع القيام بذلك، عليك اتباع ما يأتي:

• تخصيص عدة دقائق كل صباح لمراجعةجدول الأعمال لهذا اليوم.
• تحديد الأولويات لهذا اليوم.
• تصنيف وفرز الأعمال التي تحتاج إلى وقت عن غيرها من الأنشطة، والتعامل بمرونة ورضا مع جميع الأمور المستجدة التي لم تكن بالحُسبان.

6. إيجاد فرصة لتقييم مدى تقدمك خلال الأسبوع:

من الأمور التي تُفقِدك الفرصة لزيادة فاعليتك الشخصية هي عدم أخذ الوقت الكافي لتحويل خبرة الأسبوع إلى إنجاز مستقبلي؛ لذا يجب أن تسأل نفسك كل أسبوع:

• ما هي الأهداف التي حققتها؟
• ما هي التحديات التي واجهتك خلال هذا الأسبوع؟
• ما هو الفشل الذي واجهته، وما هي الإنجازات التي حققتها؟
• ما هو الوقت الفعلي الذي استهلكته في تحقيق الأنشطة الهامة؟
• ما هو الأسلوب الأمثل الذي جعلك تحقق التقدم في أعمالك خلال هذا الأسبوع؟
• ما هو الشيء الذي استطعت تعلمه خلال هذا الأسبوع، والذي يمكن أن يحقق لك الفائدة في المستقبل؟

 تبادل المنافع:

يتصف نظام الجيل الرابع لإدراة الوقت بأنه يؤمن لمؤسسات الأعمال الطريقة المثلى للتحول من مجرد مؤسسات نموذجية إلى مؤسسات عالية الأداء، وذلك عن طريق تأسيس وحدات اقتصادية تتبادل المنافع فيما بينها كما لا يسعى نظام تبادل المنفعة إلى توحيد أو تركيز.

جهود كل فرد داخل المؤسسة فحسب، وإنما إلى إيجاد تحالفات استيراتيجية نافعة بين المؤسسة ككل وأي مؤسسة أخرى.

الحياة المبنية على المبدأ:

إن التركيز على المبادىء الأساسية السليمة في إدارة الوقت وتنظيمه له دور كبير في تحسين مستوى الحياة عموما، والارتقاء بها، والعمل الجاد لتحقيق الأهداف الرئيسة المراد الوصول إليها.

كيف تميز بين الهام والمستعجل؟

يمضي كل شخص منا وقته في إحدى الطرائق التالية:

أولاً. الأمور المستعجلة: تقسم الأمور المستعجلة إلى:

• الأمور الهامة:
• أزمة
• مشكلة طارئة.
• مشروع شارف وقته المحدد على الانتهاء.

الأمور غير الهامة:

• مقاطعات.
• مكالمات.
• بريد.
• تقارير.
• أمور عاجلة
• أنشطة عامة.
• ثانياً. أمور غير مستعجلة:

تقسم الأمور غير المستعجلة إلى:

أمور هامة:

• إعداد.
• أنشطة تخطيط.
• الوقاية والمنع.
• علاقات.
• فرص جديدة.
• إبداع.

 أمور غير هامة:

• التفاهات.
• بريد غير نافع.
• أصدقاء مضيعون للوقت.
• غياب الأنشطة.

الجدير بالذكر هنا أن معظم البشر يقضون وقتهم في الأمور المستعجلة الهامة والأمور المستعجلة غير الهامة، ولكن التخطيط بحرفية ودقة يسهم إسهاما كبيرا في جعل هؤلاء الأشخاص يعملون بنشاط وجد ليصبحوا أكثر كفاءة وإنجازية.