تعاني العديد من المؤسسات من وجود مشاكل إدارية وتقنية نتيجة صعوبة وتعقد إجراءات العمل بها، وذلك يرجع فى البداية الى إتباع نظم غير صالحة او غير مناسبة، مما ينتج عنه صعوبة إجراءات العمل وصعوبة الالتزام بها او اتباعها، وفى تلك الحالة تكثر الأخطاء، ولذلك فيجب ان تسعى المنظمة الى تبسيط إجراءاتها، وتساعد خرائط سير الإجراءات على تتبع الخطوات والمراحل التي تمر فيها المعاملات من نقطة البداية إلى مرحلة النهاية فيها. والخرائط ما هي إلا صور تستعمل فيها الرموز لتوضيح الخطوات التي تمر فيها المعاملات.